Náklady na dlouhodobou ochranu digitálních dokumentů

V českém prostředí ojedinělá diplomová práce na téma Digital preservation cost od Zdenka Hrušky. Velmi pěkný je přehled existujících modelů a aplikace modelu Life3 na repozitář MZK.
https://is.muni.cz/th/217895/ff_m/Diplomka_final_IS.pdf

Portál s výstupy projektu TIMBUS - brána k TIMBUS nástrojům a aplikacím

Evropský projekt TIMBUS skončil na konci roku 2014 (http://cordis.europa.eu/project/rcn/99180_en.html).
Za 4 roky trvání bylo v rámci projektu vyvinuto relativně dost zajímavých nástrojů na digital preservation planning, risk assessment, vytváření technických kontextů apod. Tyto nástroje jsou nyní k dispozici přehledně na portálu TIMBUS (http://timbusproject.net/portal), který bude fungovat i po ukončení vlastního projektu.
Jde vlastně o ucelenou sadu nástrojů, které fungují jako celek, ale lze je používat i jednotlivě. Za zkoušku stojí určitě např.

• Context Population Framework (http://timbusproject.net/portal/context-population-framework/) - nástroje, které jsou schopné z konkrétního systému (a konkrétního OS) extrahovat závislosti na něm instalovaného SW a použitého HW
• HoliRisk (http://timbusproject.net/portal/risk-tools/73-portal/risk-tools/335-holirisk-tool-page) - nástroj na risk management vycházející z ISO31000
• DPES - Digital Preservation Expert Suite (http://timbusproject.net/portal/digital-preservation-expert-suite/) - komplexní nástroj na virtualizaci, uložení dat a migraci prostředí. Používá výstupy ostatních TIMBUS nástrojů, např. risk assessment report v xml a kontextový model v xml jako vstupní informaci, vytváří odhady nákladů ochrany apod. Vytváří také metadata, balíky dat k uložení v cloudu. Pro opětovné využití dat importuje všechny kontextové informace z balíku a na virtuálním serveru vytvoří původní prostředí.

EU projekt 4C je v půlce - podívejte se na publikované dokumenty

Projekt 4C (Collaboration to Clarify the Cost of Curation), který má za cíl zmapovat a lépe pochopit náklady na dlouhodobou ochranu digitálních dat, je v půlce svého trvání. O tom, co bylo dosaženo, si můžete přečíst tady http://www.4cproject.eu/news-and-comment/4c-blog/79-lessons-from-the-half-way-point. Z článku vede link na deliverables, tedy dosud publikované dokumenty - http://4cproject.eu/community-resources/outputs-and-deliverables. Některé z dokumentů stojí za přečtení, viz níže:

• D4.1 Hodnocení nepřímých nákladů na dlouhodobou ochranu http://tinyurl.com/oupe95y. Tento se zabývá zajímavým tématem nepřímých nákladů. Nejen platy, elektřina, HW a podobně ovlivňují náklady na digitální archiv, ale i skutečnosti, které se pomocí archivu snaží vaše instituce dosáhnout. V projektu spolupracující instituce daly dohromady seznam takovýchto faktorů. Jsou mezi nimi např. riziko, důvěryhodnost, dobrá pověst, autenticita aj. Každý z faktorů je vysvětlen s příklady nákladů, které může přinést.
• D2.1 Výchozí studie stakeholderů a jejich iniciativ http://tinyurl.com/ksjqors přináší seznam institucí, projektů, publikací a konferencí, které se zabývaly nebo zabývají náklady na dlouhodobou ochranu. 
• D3.1 Ohodnocení modelů na odhad nákladů a analýza potřeb http://tinyurl.com/m4hm7v5 hodnotí existující nástroje a modely

Dokumenty budou přibývat, tak stránku sledujte i nadále.

Personální požadavky efektivní dlouhodobé archivace - zpráva NDSA

http://digitalpreservation.gov/ndsa/documents/NDSA-Staffing-Survey-Report-Final122013.pdf?loclr=blogsig

NDSA provedla v roce 2012 výzkum mezi 85 institucemi, které mají mandát pro dlouhodobou archivaci, kterým zjišťovala, jak tyto aktivity personálně zajišťují.

Většina institucí odpověděla, že by potřebovaly na zajištění dlouhodobé archivace digitálních dat asi tak dvakrát více zaměstnanců než v současnosti  mají:-)  Za prohlédnutí stojí grafy, popisující sbírky jednotlivých institucí z hlediska typů dat, zastoupení jednotlivých činností souvisejících s dlouhodobou archivací digitálních dat (přičemž za relevantní činnosti jsou považovány třeba i katalogizace nebo digitalizace), nebo podíl outsoursovaných činností. 

Obrázek dole ukazuje průměrné počty zaměstnanců v jednotlivých pozicích - realitu vs. potřebu. 

Zpráva "Hodnocení modelů na odhad nákladů digital preservation, potřeby a analýza nedostatků" z projektu 4C ke komentáři

V listopadu jsme informovali o analýze nástrojů na odhad nákladů, kterou vytvořili kolegové v projektu APARSEN - viz http://digital-preservation-cz.blogspot.co.nz/2013/11/zprava-cost-parameters-for-digital.html.
Nyní podobnou analýzu vydal ke komentáři projekt 4C, který se zabývá odhadem nákladů na archivaci dat. Zpráva je dostupná zde http://www.4cproject.eu/community-resources/outputs-and-deliverables/d3-1-evaluation-of-cost-models-and-needs-gaps-analysis-ms12-draft. Obsahuje popis těchto nástrojů:

• Test Bed Cost Model For Digital Preservation, T-CMDP
• NASA Cost Estimating Tool, NASA-CET
• LIFE3 Costing Model, LIFE3
• Keeping Research Data Safe, KRDS
• Cost Model For Digital Archiving, CMDA
• Cost Model For Digital Preservation, CMDP
• DP4LIB Cost Model, DP4LIB
• Prestoprime Cost Model For Digital Storage, PP-CMDS
• Total Cost Of Preservation, CDL-TCP
• Economic Model For Long-Term Storage, EMLTS

Zpráva "Cost parameters for digital repositories" z projektu APARSEN

Ještě se krátce vrátím ke zprávě projektu APARSEN o nástrojích na zjištění nákladů na digital preservation. Zpráva byla vydána v únoru 2013 (http://www.alliancepermanentaccess.org/wp-content/uploads/downloads/2013/03/APARSEN-REP-D32_1-01-1_0.pdf ), ale i skoro po roce je to zajímavé čtení. Může se hodit pro ty z vás, kteří uvažujete o využití jednoho z několika dostupných nástrojů. Text je vlastně jednoduchou analýzou těch nejznámnějších nástrojů. V úvodu je vysvětleno jak byly hodnoceny, jak probíhalo mapování nástrojů k funkcionalitám vyplývajícím z referenčního rámce OAIS. Hodnoceny byly:

• Lifecycle Information for E-Literature, LIFE3
• Cost Model for Digital Preservation, CMDP
• Keeping Research Data Safe 1 and 2, KRDS
• PrestoPRIME cost model for digital storage
• Cost Estimation Toolkit, CET
• Digital Preservation for libraries, DP4lib
• Activity based costing of archiving datasets, DANS
• Costing cloud based preservation systems, ENSURE

Každý z modelů se zaměřuje na jiné oblasti životního cyklu digitálního dokumentu, ty hlavní mají ovšem společné (náklady na infrastrukturu, rizika, zaměstnance, ingest apod.). 

V příloze 3 zaujme přehledná tabulka relevantních částí normy ISO 16363 (Audit and certification 

of trustworthy digital repositories), které byly použity pro hodnocení jednotlivých nástrojů.

ANADP II - nové výstupy plánovány na letošní podzim

Od roku 2011 fungující aktivita Aligning National Approaches to Digital Preservation uspořádá 18-20. listopadu 2013 své třetí zasedání/konferenci. Předchozí dvě byly velmi úspěšné. Tentokrát má zasedání v podtitulu slovo "akční" a během těchto tří dnů budou představeny některé výstupy. Budou se konat také "akční sekce", které by měly naznačit řešení pro následující oblasti:

• vytvoření komunitou spravovaného registru relevantních nástrojů pro DP
• aplikace OAIS na distribuovanou dlouhodobou ochranu digitálních dat (DP)
• case studies a kvantitativní data z projektu 4C
• vytvoření registru pro výuku a školení o DP aj.

Akce to bude určitě zajímavá. Více na http://educopia.org/events/ANADPII/outcomes

4C Project – the Collaboration to Clarify the Costs of Curation.

Nový projekt 4C financovaný ze sedmého rámcového programu. Jeho cílem je zhodnotit metody odhadování nákladů na "digital curation", správu a dlouhodobou ochranu digitálního informačního obsahu.

http://4cproject.net

Projektu se účastní JISC, DCC, DPC,  Dánský národní archiv a dánská Královská knihovna, Německá národní knihovna, HATII Glasgow, DANS, Národní knihovna Estonska, a několik dalších institucí a firem.

Projekt navazuje na předcházející aktivity, které tvořily zárodky modelů pro odhadování
nákladů na dlouhodobou archivaci, jako byl dánsky projekt CMDP, nebo projekt LIFE 

Nové dokumenty z projektu APARSEN

Projekt 7. rámcového programu EU Alliance for Permanent Access to the Records of Science Network (APARSEN) se zdá produktivní a zásobil nás zajímavým čtivem na stále ještě dlouhé, resp. pro některé z nás prodlužující se, večery:

• Report on cost parameters for digital repositories
• Interoperability objectives and approaches
• Report on testing environments
• Software repository
• Overview of preservation services
• Description of a set of added value services for Persistent Identifier Interoperability Network
• Storage solutions summary of inputs
• Report on existing initiatives and curricula regarding digital long term preservation (včetně Dodatku)

Všechny dokumenty jsou volně dostupné ke stažení na stránkách APARSEN.

Bigliografie: ekonomická udržitelnost a náklady digitálního uchování

Užitečný soupis literatury týkající se nákladů digitálního uchování, sestavený Butchem Lazorchakem z Kongresové knihovny a zveřejněný na jejich blogu The Signal : digital preservation. Zdroje se netýkají pouze udržitelnosti a nákladů digitálního uchování, ale pokrývají velmi široké spektrum témat včetně ekonomických modelů oceňování nehmotných statků.

http://blogs.loc.gov/digitalpreservation/2012/06/a-digital-asset-sustainability-and-preservation-cost-bibliography/

Náklady na digital preservation - prezentace z workshopu v Dánsku

11. června proběhl v Kodani workshop "Costs and Benefits of Keeping Knowledge", prezentace jsou nyní k dispozici na webové stránce workshopu [zde]. Zajímavá je prezentace o modelu DP4Lib, jehož výsledky ukazují, že nejvíce nákladný z trojice Ingest, Curation and Access je Ingest. Velmi praktický a návodný je též příspěvek Cost model for DP (Ulla Bøgvad Kejser).

Náklady na "digital preservation" a projekt dánského národního archivu a královské knihovny

Královská knihovna a národní archiv v Dánsku publikovaly výsledky několikaletého výzkumu v oblasti nákladů na uložení, ochranu digitálních dat. Jejich projekt Cost Model for Digital Preservation (CMDP) začal v roce 2009 na základě předchozích aktivit a pokračuje dodnes. Nástroj ve formě excelové tabulky [zde] je neustále doplňován a vyvíjen. Pokrývá OAIS moduly "Preservation planning", "Archival Storage", "Ingest" a částečně "Administration". Ke všemu je dostupná dokumentace.

Náklady na dlouhodobou ochranu digitálních dat - Cost model z CDL

Kolik stojí archivace digitálních dat? Co všechno bychom měli do ceny započítat? Jak je nejvýhodnější pro danou instituci dlouhodobou archivaci financovat?

Abrams, Kunze a Cruse počítají se dvěma modely financování dlouhodobého archivu - pay-as-you-go a paid up. Tj. průběžný nebo předplacený systém. Do celkových nákladů na dlouhodobou archivaci započítávají náklady na systém, služby, servery, zaměstnance,  dodavatele dat, workflow, typy obsahu, storage, monitoring, zásahy údržby.
Takhle vyjmenované vypadají možná jednotlivé kategorie trochu nejasně. "Typy obsahu" se například myslí náklady na analýzu, plánování a pořízení softwaru potřebného pro zpracování určitého typu dat. Náklady na "dodavatele dat" se tady myslí náklady na analýzu a implementaci procesů pro jednotlivé dodavatele dat, na zajištění podpory při vkládání dat, školení atd.

Total Cost of Preservation (TCP): Cost Modeling for Sustainable Services

Stephen Abrams, Patricia Cruse, John Kunze

http://wiki.ucop.edu/display/Curation/Cost+Modeling

Náklady na Digital Preservation

Kromě známého projektu LIFE se v poslední době odhady nákladů na dlouhodobou archivaci zabývali v samostatném projektu také v Dánsku:
http://www.costmodelfordigitalpreservation.dk/contact

Pěkný seznam odkazů k tomuto tématu je na: http://www.nationaalarchief.nl/kennisbanken/digitaal-bewaren?auteur=All&onderwerp=28

KRDS User Guide - preservation costs and benefits - tools and methodologies

K dispozici je nová verze výstupů projektu KRDS. Jde o projekt na určení nákladů a výhod dlouhodobé ochrany digitálních dat. KRDS rámec lze využít pro vývoj lokálních nákladových modelů...