Metodický návod pro akreditaci digitálního archivu

Ministerstvo vnitra ČR zveřejnilo Metodiku pro akreditaci digitálního archivu - zásadní dokument pro české archivy, které plánují získat oprávnění k ukládání digitálních archiválií.

Archivace IETF/ISOC RFC - konec papíru....

Možná byste čekali, že zrovna tenhle typ materiálu (RFC) ani nikdy papírovou dobou neprošel, ale ouha. Teprve nedávno vydaná RFC 81533 - Digital Preservation Considerations for the RFC Series s papírem definitivně končí.

RFC editor ma zjevně zkušenosti se ztrátami dat (In the past, nearly 800 RFCs had to be manually transcribed from paper back to electronic format due to a failed server migration and insufficient backups), a teď se chce obejit úplně bez papíru.

Dokument stojí za přečtení celý, ale zde uvedu jen:

For most of the existence of the RFC Series, the digital preservation process has been fairly simple, focusing on bitstream preservation and relying on paper copies of digital files. 
...
Given the need to balance cost and complexity with retention of information for historic, legal, and informational purposes, preservation efforts should focus on the XML canonical format files, the PDF/A-3 format files, the xml2rfc tool and its documentation, and at least two PDF reader applications capable of extracting the embedded XML. Care should be taken that the software being included in this archive has a provision for free copies for backup or archival purposes. All other formats and the overall computing environment should be stored as described in "best effort" data retention (Section 2.4.1), which should in turn be described in the appropriate vendor contract for the RFC Publisher. 

https://www.rfc-editor.org/rfc/pdfrfc/rfc8153.txt.pdf

Začínáte s Digital Preservation? Článek "The ABCs of Digital Preservation" vám může pomoci

Pracovnice Dartmouth College Library publikovaly na jejich knihovním blogu zajímavý příspěvek s názvem The ABCs of Digital Preservation http://dartmouthpreservation.blogspot.co.nz/2015/07/the-abcs-of-digital-preservation.html. Ten je jakýmsi úvodem do problematiky pro začátečníky. Příspěvek obsahuje spoustu odkazů na relevantní zdroje, některé z nich jsou primárně zaměřené na proces digitalizace, ale většina je digital preservation. Příspěvek vznikl na základě reakcí na jejich prezentaci na jedné z amerických konferencí Preservation week 2015 - příspěvek je k dispozici tady https://drive.google.com/file/d/0BzzmFiDFwF0WczFuV0k2MklTUkk/view

Důvěryhodnost: Self-audit institucionálního repozitáře podle ISO 16363-2012

V posledním vydání časopisu D-lib vyšel pěkný článek o self-auditu pomocí ISO 16363. Je z univerzitního prostředí a Bernadette Houghton v něm popisuje zážitky z provádění auditu, přípravu na něj i výstupy. Článek může být extrémně užitečný instituci, která se na podobný self-audit vlastními silami chystá.

Bernadette Houghton. Trustworthiness: Self-assessment of an Institutional Repository against ISO 16363-2012. http://www.dlib.org/dlib/march15/houghton/03houghton.html

V článku je 16 doporučení pro správce repozitářů, kteří by se do auditu chtěli pustit. :

1. Do a self-assessment before considering paying for external certification. Certification — and re-certification — is expensive.
2. Get senior management on board. Their support is essential. Digital preservation is a long-term issue.
3. The individual doing the self-assessment should be reasonably familiar with the organisation's and repository's policies and procedures.
4. If you don't have the time or resources to undertake an ISO 16363 assessment, consider doing an assessment against NDSA Levels of Digital Preservation (Owens, 2012).
5. Set up a wiki to document the self-assessment. Do this at the start, and document findings as you go along.
6. Tailor the self-assessment to risk and available time and resources.
7. Determine in advance how deep the assessment will go. For example, will the assessor just collect and review documentation, or will he also check to ensure that documented procedures have been followed and everything 'under the hood' is working properly?
8. Use local knowledge when gathering documentation. ISO 16363's 'suggested evidence' are possibilities only.
9. Become familiar with the criteria before you start the assessment. Some documentation will be relevant to multiple criteria, so it saves time if you can identify those criteria early on.
10. Remember, not all ISO 16363 criteria will be applicable to your particular situation.
11. Keep up the momentum. Finishing the self-assessment does not mean the hard work is over. There will be improvements that need making. Aim to build up your repository's digital resilience over time.
12. Schedule regular self-assessments.
13. If you're thinking about doing an ISO 16363 self-assessment at some time in the future, start the process now. Set up a wiki page to record relevant documentation you come across in the meantime. Keep a watching brief on digital preservation issues, and update the wiki as needed to save time later on.
14. Don't assume that because your repository software is OAIS-compliant, your repository itself is also. Workflows and repository setup can make or break OAIS-compliance.
15. Not all ISO 16363 criteria have the same importance or risk level. Assess each criteria accordingly.
16. ISO 16363 is based on a conceptual model (OAIS). Don't expect the criteria to necessarily align with your repository's particular setup and workflows.

ČSN ISO 16363 a 14721 - klíčové normy česky

Tak jsme se dočkali překladu dvou klíčových norem z oblast dlouhodobé archivace.
V srpnu byla vydána ČSN ISO 14721, aka OAIS a teď v říjnu ČSN ISO 16363.

Ke koupi třeba tady:
http://shop.normy.biz/detail/96148
http://shop.normy.biz/detail/95767

Andrea Fojtů vypsala z OAIS překlady klíčových termínů, takže, zapomeňme na migrace a transformace, replikace, a autenticitu. Aspoň že nám zůstala "informace" a "data":

access functional entity ­ funkční celek zpřístupnění
access rights information ­ informace o přístupových právech
access aid ­ pomůcka pro zpřístupnění
access collection ­ sbírka pro zpřístupnění
access software ­ software pro zpřístupnění
adhoc order ­ jednorázová objednávka
administration functional entity ­ funkční celek správy
AIP edition ­ vydání balíčku AIP
AIP version ­ verze balíčku AIP
archival information collection AIC­ archivní informační zbírka
archival information package AIP ­ archivní informační balíček
archival information unit AIU ­ archivní informační jednotka
archival storage functional entity ­ funkční celek archivního uložení
archive ­ archiv
associated description ­ pridružený popis
authenticity ­ hodnověrnost
collection description ­ popis sbírky
common services ­ základní služby
consumer ­ koncový uživatel
content data object ­ datový objekt s obsahem
content information ­ informační obsah
context information ­ informace o souvislostech
co­operating archives ­ spolupracující archivy
data  data
data dictionary ­ datový slovník
data dissemination session ­ spojení pro šíření dat
data management functional entity ­ funkční celek správy dat
data management data ­ data o správě dat
data object ­ datový objekt
data submissions sessions ­ spojení pro dodávání dat
derived AIP ­ odvozený AIP
descriptive information ­ popisná informace
designated community ­ určená komunita
digital migration ­ přesun digitálního obsahu
digital object ­ digitální objekt
dissemination information package ­ výstupní informační balíček
event based order ­ rámcová objednávka
federated archives ­ sdružené archivy
finding aid ­ pomůcka pro vyhledávání
fixity information ­ informace o neporušenosti
global community ­ společná komunita
independently understandable ­ srozumitelný sám o sobě
information ­ informace
information object ­ informační objekt
information package ­ informační balíček
information property ­ vlastnost informace
information property description ­ popis vlastnosti informace
ingest functionality entity ­ funkční celek příjmu
knowledge base ­ znalostní základna
local community ­ lokální komunita
long term ­ dlouhá doba
long term preservation ­ dlouhodobé uchovávání
management ­ vedení
member description ­ popis člena
metadata ­ metadata
non-reversible transformation ­ nevratný převod
open archival information system ­ otevřený archivační informační systém
order agreement ­ dohoda o objednávce
ordering aid ­ pomůcka pro objednávání
other representation information ­ ostatní vysvětlující informace
overview description ­ celkový popis
package description  popis balíčku ­ 
packaging information ­ informace o zabalení
physical object ­ fyzický objekt
preservation description information ­ informace o uchovávání
preservation planning functional entity ­ funkční celek plánování uchovávání
producer ­tvůrce
provenance information ­ informace o původu
reference information ­ informace o identifikátorech
reference model ­ referenční model
refreshment ­ obnova
repackaging ­ přebalení
replication ­ kopírování
representation information ­ vysvětlující informace
representation network ­ síť vysvětlujících informací
representation rendering software ­ software pro zobrazení vysvětlujících informací
retrieval aid ­ pomůcka pro získávání
reveresible transformation ­ vratný převod
search session ­ spojení pro vyhledávání
semantic information ­ informace o významu
structure information ­ informace o uspořádání
submission agreement ­ dohoda o dodávání dat
submission information package ­ vstupní informační balíček
succession plan ­ plán nastupnictví
transformation ­ převod
transformational information property ­ převáděná vlastnost informace
unit description ­ popis jednotky

Certifikace důvěryhodných digitálních úložišť dle ISO 16363 v ČR? Možná, ale....

Několik firem v České republice nabízí certifikaci podle ISO 16363. Přitom norma ISO 16919, kterou se zřizuje tzv. Primary Trustworthy Digital Repository Authorisation Body (PTAB - http://www.iso16363.org/), jež má také poskytovat autorizace certifikačním autoritám, podle webu ISO stále není ve stavu publikovaného standardu.

V4 Systems - působící v ČR od roku 2012:
http://www.v4systems.cz/en/iso-16363

Prezentace V4 Systems k ISO 16363 ze stránek obchodní komory:
http://www.komora.cz/Files/FITPRO/Prezentace/19_sympozium/Drasal_V4S_presentation_ISO16363.pdf,

TAYLLOR & COX s.r.o.,

http://www.tcox.cz/duveryhodne-uloziste.html

Pozoruhodné je, že tato firma již certifikovala SW řešení firmy TD.IS 

http://www.td-is.cz/doc/certification/td-is_certificate_iso16363-12.pdf

Přitom certifikace dle ISO 16363 se netýká SW, ale konkrétního použití SW v konkrétní instituci, tedy konkrétního archivu. Digitální archiv nebo repozitář jako celek je podstatný pro certifikaci ISO 16363. SW na správu archivu/repozitáře je jen součástí důvěryhodného digitálního repozitáře. Další podstatné části k hodnocení dle ISO 16363 jsou např. dlouhodobé financování chodu repozitáře, organizační vyspělost instituce, která archiv/repozitář provozuje apod.
Nechápeme jak by mohl být SW sám o sobě prohlášen za důvěryhodný podle ISO 16363 bez organizace a procesů? Certifikace, kterou má firma Tayllor a Cox na svém webu (viz výše) firmu jako auditora diskredituje - i kdyby to byla neoficiální akce, tak je to zcela proti obsahu normy, na kterou se odvolávají.

Pro zájemce tady je jedna z posledních předloh normy, než se stala ISO normou http://public.ccsds.org/publications/archive/652x0m1.pdf. ISO 16363 se od této předlohy liší pouze minimálně.

Zajímavý post o ISO 16363 a ISO 16919 - Audit důvěryhodných digitálních repozitářů

Na blogu texaského státního archivu a knihovny se objevil zajímavý příspěvek (https://www.tsl.state.tx.us/slrm/blog/?p=4812) o stavu norem ISO 16363 a především ISO 16919, která je normou upravující organizace, které mohou provádět audit podle ISO 16363. Norma je zdá se před dokončením.
Zajímavé jsou také informace o testovacích auditech, které proběhly v USA a v Evropě, kde ani jeden repozitář neprošel, většinou kvůli neexistenci tzv. preservation policies nebo psané kodifikaci procesů.
Vytvořit takovouto dokumentaci může trvat velmi velmi dlouho, instituce která by se ráda ucházela o ISO 16363 by proto měla být připravena daleko před auditem.
V textu se také skrývá malé varování: "ISO 16919 is getting closer and closer to finalizing. However, until this standard is completed, you cannot conduct any official ISO 16363 audits, which means that there is no such thing as ISO 16363 compliance. If a vendor tells you that they can do an ISO 16363 audit for you, they are either misinformed or outright lying, so hold on to your wallet!"

Kde jsme s "digital preservation" a míříme správným směrem?

Bram van der Werf publikoval na svém blogu v rámci webu Open Planets Foundation příspěvek s názvem Digital preservation, learning by doing it. Jde o zajímavou polemiku se způsobem vývoje v oblasti dlouhodobé ochrany digitálních dat a přístupu k němu. Bram považuje dosavadní vývoj soustředící se na tvorbu standardů, architektur, norem apod. za opačný, než by měl být. Vývoj by měl přicházet z vytváření a používání procesů, funkcionalit, přístupů - neboli z vlastního provádění digital preservation. Procesy by se měly standardizovat až později, ne je od stolu vymýšlet předem a podle nich vytvářet systémy atp.

Co nového přináší PDF/A-3 a jak to ovlivní dlouhodobou ochranu digitálních dat?

Butch Lazorchak před dvěma měsíci publikoval na svém blogu http://blogs.loc.gov/digitalpreservation/2012/11/all-in-embedded-files-in-pdfa/ zajímavý článek shrnující nový formát PDF/A-3. Krátce vysvětluje jeho podstatu a implikace pro dlouhodobou ochranu. Jádrem debaty je schopnost nového formátu vložit jakýkoliv jiný soubor v jakémkoliv formátu, tedy např. MS Excel tabulku, video apod. Tento objekt by měl být zobrazitelný a pokud uživatel má odpovídající softwarovou aplikaci, tak také editovatelný. Zajímavá je i debata pod samotným blogem.

Indikátory kvality pro webové archivy - ISO/DTR 14873

V draftu je k dispozici norma ISO/DTR 14873 Information and documentation — Statistics and Quality Indicators for Web Archiving.

Norma specifikuje, nebo lépe řečeno bude specifikovat, jak se má v oblasti archivace internetu měřit kvalita a velikost sbírky, úspěšnost sklízení, využívání dat, nebo jak se má posuzovat kvalita uložení. Poskytuje tedy v mnoha oblastech metodický návod, jak řídit webarchiv.

Zajímavá je už úvodní část, kde jsou definovány základní termíny z oblasti archivace webu.

Draft je k dispozici online, na serveru IIPC:

http://netpreserve.org/sites/default/files/resources/SO_TR_14873__E__2012-10-02_DRAFT.pdf