Identity of a nation: Protecting the digital evidence of who we are

Digital national identity assets underpin our democracy

The Australian Strategic Policy Institute publikoval zprávu, která se zamýšlí nad tím, co pro národní identitu znamenají digitální dokumenty. Text je zaměřen na Austrálii, je ovšem aplikovatelný na jakoukoliv jinou demokratickou zemi. Bylo by zajímavé zjistit, jestli takto někdo uvažuje v i českém prostředí.
Autorka argumentuje, že nejen klíšové národní systémy, databáze a sítě mohou být ohroženy napadením od nepřátelských vlád či jednotlivců, ale také data kulturní povahy mohou být vhodným cílem. Cílem, který má potenciál oslabit celou společnost nebo i jen vládu. Pro mnohé klíčové dokumenty státu v současné době neexistuje žádná fyzická předloha či kopie, protože nikdy žádnou neměly (narodily se digitálně).

Zkusme si představit následující scénáře:

• znění zákonů v elektronické podobě bude záměrně pozměněno. Toto může ohrozit integritu celého právního systému státu
• systémy udržující databáze narození, sňatků a úmrtí budou vymazány, nebo pozměněny. Toto může společnost ochromit a zastavit vše od prodeje nemovitostí po svatby
• ...

Co zpráva navrhuje? Doporučuje australské vládě identifikovat data důležitá pro národní identitu a systematicky podporovat jejich ochranu. Je nutné více propojit v současnosti relativně oddělená pole digital preservation a information security. Zpráva uvádí příklady klíčových born-digital dokumentů, např. záznamy parlamentu, výsledky vyšetřovacích komisí, australský webový archiv, archivy televizního vysílání, pasové a imigrační údaje. Mezi důležitá digitalizovaná data zahrnuje: kopie rozsudků soudů, digitalizované noviny aj. 

Závěrem zpráva podává 15 doporučení jak čelit popsanému nebezpečí. Volá po koordinované akci australské vlády, lepší spolupráci mezi security a digital preservation oblastmi, lepším a promyšleném financování institucí ochraňujích klíčové dokumenty, nutnosti provádět digital preservation procesy a bezpečnostní opatření ve všech veřejném i soukromém sektoru.

Digital Preservation Sound and Vision: Policy, Standards and Procedures

Nizozemský Institut pro zvukové a obrazové dokumenty (Netherlands Institute for Sound and Vision) publikoval v lednu zajímavý dokument, který shrnuje přístup, procesy a chápání dlouhodobé ochrany tohoto typu dat v dané instituci.
Dokument je pěkným dokladem transparentnosti konkrétní instituce, který tímto zcela jasně dává najevo o co jí jde, jaké procesy a přístupy jsou preferovány a kam vlastně směřuje. V textu naleznete informace o formátech, které jsou používány (DPX, MXF, BWF aj.), o plánování ochrany, o sledování technologií, o tom co rozumí pod pojmy autenticita a integrita, o řešení HW uložení, kontrolách fixity, preferovaných aktivitách ochrany, používaných metadatech, storage policy, rozlišování stupňů ochrany apod.
V úvodu dokumentu je uvedeno, že se institut bude snažit o stupňovitou certifikaci jako důvěryhodné úložiště (TDR) a to pomocí Digital Seal of Approval, DIN 31664 a DSA-WDS metodik. To vše v letech 2016-2020.

Zpráva je přístupná ke stažení jako PDF zde http://publications.beeldengeluid.nl/pub/388/

DMPonline - nástroj na vytváření Data management plánů - DPC a JISC

Již v loňském roce vytvořily britské organizace DPC a JISC jednoduchý online nástroj na tvorbu a správu tzv. Data management plánů. Je to výborný nástroj použitelný v jakékoliv instituci, která vytváří a/nebo spravuje digitální data. Je potřeba se pouze zaregistrovat, nástroj si poté pamatuje plány, které jste vytvořili atd.
Co je to Data management plán? Jde o dokument, který si organizace vytváří pro svá digitální data. Může to být pro sbírku, pro data z konkrétního projektu, data od konkrétního původce. Plán pak obsahuje veškeré údaje, které o datech máme - jak vznikají, jak jsou přebírána, jak a kde jsou ukládána, stupeň ochrany atd atd. Dokument tohoto typu zabrání nejasnostem, poskytne přehled i pro nově příchozí kolegy, může pomoci v plánování a to velmi podstatně - kolik bude potřeba místa na úložišti? Kolik to bude stát? Budeme sbírku X a data od organizace Y ukládat na discích nebo na páskách? Právě z tohoto důvodu musí Data management plán vzniknout již na začátku, tedy před vznikem projektu, před vytvářením nebo přebráním dat. Dokument by to měl být závazný a tedy podepsaný manažerem organizace.
https://dmponline.dcc.ac.uk/ 

Personální požadavky efektivní dlouhodobé archivace - zpráva NDSA

http://digitalpreservation.gov/ndsa/documents/NDSA-Staffing-Survey-Report-Final122013.pdf?loclr=blogsig

NDSA provedla v roce 2012 výzkum mezi 85 institucemi, které mají mandát pro dlouhodobou archivaci, kterým zjišťovala, jak tyto aktivity personálně zajišťují.

Většina institucí odpověděla, že by potřebovaly na zajištění dlouhodobé archivace digitálních dat asi tak dvakrát více zaměstnanců než v současnosti  mají:-)  Za prohlédnutí stojí grafy, popisující sbírky jednotlivých institucí z hlediska typů dat, zastoupení jednotlivých činností souvisejících s dlouhodobou archivací digitálních dat (přičemž za relevantní činnosti jsou považovány třeba i katalogizace nebo digitalizace), nebo podíl outsoursovaných činností. 

Obrázek dole ukazuje průměrné počty zaměstnanců v jednotlivých pozicích - realitu vs. potřebu. 

Jakým formátům digitálních dat důvěřují knihovny ARL?

Výzkumníci z University of Illinois at Urbana-Champaign analyzovali formátové politiky 125 členů ARL. Zjistili v jakých formátech data ukládají ve svých repozitářích, a jak často jsou si jisti, že budou schopni objekty v jednotlivých formátech dlouhodobě uchovat.

Zjistili, že:

• pouze 18 formátů je považováno za důvěryhodné 
• za důvěryhodné jsou považovány především formáty dat vznikajících v digitalizaci nebo formáty dat vyměňovaných výzkumníky na webu
• u většiny formátů si instituce v ARL nejsou jisty, že jsou schopny zajistit jejich trvalé uchování 

Poster je zde:

http://www.thomaspadilla.org/projects/digipres/rimkus_padilla_popp_martin.pdf

Seznam Digital Preservation Policies/Strategies

Objevil se další web, kde lze vidět seznam DP strategií nebo policies. Tentokrát jde o seznam budovaný v projektu SCAPE a hostovaný na Open Planets Foundation Wiki. Seznam policies archivů, knihoven a dalších institucí najdete zde http://wiki.opf-labs.org/display/SP/Published+Preservation+Policies.
Pokud máte DP policy/strategy publikovanou na webu, můžete ji poslat do projektu SCAPE a poté se objeví v uvedeném seznamu. Kontakt na Barbaru Sierman naleznete v tomto příspěvku na blogu OPF http://www.openplanetsfoundation.org/blogs/2013-10-07-published-preservation-policies

Nová analýza 33 existujících strategií dlouhodobé ochrany digitálních dat

Madeline Sheldon publikovala analýzu 33 existujících strategií dlouhodobé ochrany publikovaných knihovnami, archivy a muzei po celém světě. Pokud tedy vytváříte vlastní strategii, můžete se inspirovat, linky jsou součástí zprávy. Shrnutí naleznete na blogu Knihovny Kongresu tady http://blogs.loc.gov/digitalpreservation/2013/08/analysis-of-current-digital-preservation-policies-archives-libraries-and-museums/?loclr=twdig.
Kompletní zprávu pak jako PDF zde http://www.digitalpreservation.gov/documents/Analysis%20of%20Current%20Digital%20Preservation%20Policies.pdf.
Zajímavé je použití taxonomie na popis obsahu jednotlivých strategií, co která obsahuje. Viz poslední stránka s tabulkou. Strategie nejčastěji mluví o způsobu ochrany (procesy), zpřístupnění, spolupráci, rolích a odpovědnosti. Nejméně pak o plánování ochrany, auditu, ingestu a právech.

Pozn. - je zajímavé si všimnout, že pokud nemáte strategii publikovanou v angličtině, pro okolní svět neexistuje. Autorka pracuje pouze s těmi, které jsou dostupné v angličtině.

Kde jsme s "digital preservation" a míříme správným směrem?

Bram van der Werf publikoval na svém blogu v rámci webu Open Planets Foundation příspěvek s názvem Digital preservation, learning by doing it. Jde o zajímavou polemiku se způsobem vývoje v oblasti dlouhodobé ochrany digitálních dat a přístupu k němu. Bram považuje dosavadní vývoj soustředící se na tvorbu standardů, architektur, norem apod. za opačný, než by měl být. Vývoj by měl přicházet z vytváření a používání procesů, funkcionalit, přístupů - neboli z vlastního provádění digital preservation. Procesy by se měly standardizovat až později, ne je od stolu vymýšlet předem a podle nich vytvářet systémy atp.

Digital Continuity Strategy - Queensland State Archives

http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/QueenslandGovernmentDigitalContinuityStrategy.pdf

Velmi pěkné "návodné" video - Bill LeFurgy: Steps in a Digital Preservation Workflow

Video z online semináře pořádaného divizí americké asociace knihoven ALCTS. Video má podobu prezentace s výkladem v angličtině. Podává velmi pěkný (i když někdy zdlouhavý) popis procesů, které každá instituce může udělat pro ochranu svých digitálních dokumentů. Prezentace je plná diagramů, odkazů apod.
Prezentace pomůže pochopit problematiku i naprostému začátečníku a organizaci, která se chystá s ochranou digitálních dat začít.
Ke shlédnutí na YouTube - http://youtu.be/0A6MVp8GijQ
Video trvá hodinu, prezentace samotná 30 min, po 30 minutě začínají otázky, které jsou také velmi zajímavé.

Mýty o digitálním uchování

Článek Chrise Rusbridge “Excuse me... Some digital preservation fallacies?” publikovaný v Ariadne v roce 2006, který stojí za zmínku.  Ani poněkud “vyšší věk” neubírá tomuto článku na aktuálnosti. Chris se v něm pokouší modifikovat některé zavedené “pravdy”, či spíše mýty, o dlouhodobém digitálním uchování, jako např. že digitální formáty rychle zastarávají, digitální objekty musí být uchovány v jejich věrné podobě nebo že digitální uchování je příliš nákladné. Tyto argumenty se často snaží ospravedlnit nečinnost v oblasti digitálního uchování.

Hlavním poselstvím článku je, že digitální uchování nemusí nezbytně být finančně neúnosné. Tváří v tvář rozpočtovým omezením, digitální repozitáře musí učinit vědomá, pragmatická rozhodnutí, která udrží náklady pod kontrolou a zvýší šanci dlouhodobého uchování digitálních objektů.

Chris Rusbridge. "Excuse Me... Some Digital Preservation Fallacies?". February 2006, Ariadne Issue 46

http://www.ariadne.ac.uk/issue46/rusbridge

Jak na migraci digitálních dat? Jak na metadata podporující autenticitu dokumentů?

Archiv australského státu Queensland zveřejnil sadu dokumentů, které jsou míněny jako pomoc institucím, které do tohoto archivu posílají své digitální dokumenty vzniklé (nejčastěji) činností státní správy. Mezi 4 dokumenty jsou tři, které mohou pomoci i českým institucím různého druhu (nejen archivům). První popisuje roli metadat pro dlouhodobou ochranu (zachování integrity, autenticity, údajů o událostech apod.). Druhý dokument přibližuje jak postupovat a co vše vzít do úvahy při migraci dat ze starého systému do nového, nebo případně při zastarání formátů souborů. Poslední dokument se věnuje vhodným formátům souborů pro vytváření digitálních záznamů (ve smyslu archivního záznamu), je ovšem použitelný na jakoukoliv sbírku digitálních dokumentů.

Migrating Digital Records (PDF, 535KB)
Metadata for Digital Continuity (PDF, 244KB)
Advice on choosing file formats for digital records (PDF, 84KB)

A nebo do cloudu?

K projektu DuraCloud (http://www.duracloud.org/) sada nástrojů:
https://wiki.duraspace.org/display/DURACLOUD/DuraCloud+Downloads

New Roles for New Times: Digital Curation for Preservation

New Roles for New Times: Digital Curation for Preservation
March 2011
Tyler Walters, Virginia Tech
Katherine Skinner, Educopia Institute
http://www.arl.org/rtl/plan/nrnt/

Finská studie o LTP

Finové si nechali odhadnout, kolik ušetří tím, že budou mít centrální Long-term Preservation System pro všechny paměťové instituce.


Článek z Liberu:
Costs and Benefits of a Shared Digital Long-­Term Preservation System, Esa-­‐Pekka Keskitalo
http://www.doria.fi/bitstream/handle/10024/69928/liber%20paper%20keskitalo.pdf?sequence=1

Celá studie k LTP projektu ve Finsku:

http://www.kdk.fi/images/stories/LTP_Final_Report_v_1_1.pdf
Plánují vybudování centrálního systému pro LTP do roku 2016. V rámci projektu, ze kterého je tahle zpráva, vytvořili návrh architektury systému, popis jeho funkcí a požadavky na ně, způsob organizace, návrhy povinných metadat, analýzu přínosu centrálního LTP systému, analýzu nákladů atd. Všechny výstupy tohoto projektu, uvedené v seznamu literatury na konci dokumentu,  jsou ovšem bohužel pouze ve finštině.
Výborná ukázka dobré praxe na celonárodní úrovni. 

Dlouhodobá ochrana digitálních dokumentů v paměťových institucích

Zpráva z šetření mezi 27 americkými paměťovými  institucemi. Jak chápou a realizují dlouhodobou ochranu digitálních dokumentů, jak využívají systémy a strategie.


PRESERVATION OF DIGITIZED BOOKS AND OTHER DIGITAL CONTENT HELD BY
CULTURAL HERITAGE ORGANIZATIONS
A report for the NEH and IMLS resulting from a grant from the “Advancing Knowledge:  The
IMLS/NEH Digital Partnership” given to Portico and Cornell University Library
March 2011


http://www.portico.org/digital-preservation/wp-content/uploads/2010/01/NEH-IMLS-D-book-model.pdf

Giaretta, David - Advanced Digital Preservation

Advanced Digital Preservation
Giaretta, David
1st Edition., 2011, XXII, 512 p.
Hardcover, ISBN 978-3-642-16808-6
Due: May 2011

Obsah
http://www.springer.com/computer/database+management+%26+information+retrieval/book/978-3-642-16808-6

Finská Národní digitální knihovna

Moc zajímavý dokument: 


http://www.kdk2011.fi/images/stories/tiedostot/NationalDigitalLibrary_EnterpriseArchitecture.pdf


Cílem finského projektu "Národní digitální knihovna" je zlepšení dostupnosti a využitelnosti klíčových národních informačních zdrojů knihoven, archivů a muzeí, a vyvoj řešení pro zajištění dlouhodobého uchovávání digitálních památkových objektů.